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Archivierung elektronischer Dokumente

Im Rahmen des von BundOnline 2005 unterstützten Projekts ArchiSafe wurden Grundlagen für die rechtssichere Langzeitspeicherung elektronisch signierter Dokumente über mehrere Jahrzehnte (Archivierung) entwickelt und in Form eines Prototyps in die Praxis umgesetzt. Im Dezember 2005 wurde die erste Phase des Projekts mit einer Präsentation im Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) erfolgreich abgeschlossen.

Der Aufbau moderner Verwaltungsstrukturen geht mit der Einführung elektronischer Akten einher, die zwar den ungehinderten und schnellen Austausch von Daten und Informationen zwischen den Verwaltungseinheiten unterstützen, aber auch leicht und unbemerkt manipuliert werden können. Fortschritte im eGovernment mit elektronischen Akten erfordern die Sicherstellung von Authentizität und Integrität sowie die Vertraulichkeit und Vollständigkeit der digitalen Unterlagen. Für eine solche elektronische Dokumenteninfrastruktur, häufig in Verbindung mit Signaturen, ist auch ein adäquates elektronisches Archiv notwendig.

Die Entwicklung eines solchen Archivsystems ist das Ziel des PTB-Projektes ArchiSafe, das im Rahmen der eGovernment-Initiative BundOnline 2005 entstanden ist. ArchiSafe unterstützt dabei die Einführung bundeseinheitlicher Standards für die rechts- und revisionssichere Langzeitspeicherung (Archivierung) elektronischer Dokumente. Unter der Bezeichnung ARS (ArchiSafe Recordkeeping Strategy) wurde ein XML-Datenaustauschformat für elektronische Dokumente inklusive Meta- und Signaturdaten entwickelt. Während die Archivierung von Dokumenten in proprietären Formaten wie z.B. Microsoft® Word und ohne Metadaten in mehreren Jahrzehnten nicht mehr sicher lesbar sind, wird durch ARS-Dokumente eine längere Archivierung gesichert.

Auf der Grundlage eines bereits veröffentlichten Fach- und Datenverarbeitungskonzeptes (www.archisafe.de) wurde ein voll funktionsfähiger rechtssicherer Langzeitspeicher als Pilotsystem implementiert. Als Ablagemedien kommen Festplattenspeicher zum Einsatz, die im Vergleich zu den bisher häufig im Umfeld der Archivierung anzutreffenden Medien (CD, DVD, Magnetbänder) einen schnelleren Zugriff auf die Archivdaten erlauben. Bei der ersten praktischen Anwendung in der PTB werden in SAP erstellte Zertifikate von Bauartzulassungen langzeitgespeichert. Für diese Dokumente gelten Aufbewahrungsfristen von mindestens 30 Jahren.

Die Zertifikate werden im PDF-Format elektronisch signiert und dann mit den dazugehörigen Metadaten in die ARS-Struktur eingebettet. Nach einer Überprüfung wird das Objekt an den Langzeitspeicher gesendet, der die dauerhafte Erhaltung der Authenzität und Integrität der Dokumente sowie die von der Signaturverordnung geforderte Signaturerneuerung sicherstellt. Die Signaturerneuerung geschieht nach dem ArchiSig-Konzept (www.archisig.de).

Im Unterschied zur Archivierung auf WORM-Medien (Write Once Read Multiple times) bietet das neue Verfahren den Vorteil, dass ein späteres Löschen von archivierten Dokumenten, z. B. aus datenschutzrechtlichen Gründen, und die Erstellung eines so genannten Beweisdokumentes zur Vorlage beim Gericht problemlos möglich sind.

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