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E-Rechnung

Die E-Rechnung in der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt

 

Die PTB ist in der Lage, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Alles, was Sie für den elektronischen Rechnungsaustausch mit uns wissen müssen, ist nachfolgend beschrieben.  Allgemeine Informationen finden Sie unter Opens external link in new windowwww.e-rechnung-bund.de

Ab dem 27. November 2020 wird die elektronische Rechnungsstellung für Rechnungssteller verpflichtend. Ausnahmen von der Verpflichtung (beispielsweise im Falle von Direktaufträgen bis 1.000 € ohne USt) sind in § 3 Abs.3 der E-Rechnungs-Verordnung (E-RechV) geregelt.

Wir bitten Sie, von den Möglichkeiten einer elektronischen Rechnungsstellung Gebrauch zu machen. Als Rechnungssteller profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

  • Effizientere Arbeitsabläufe, kürzere Durchlaufzeiten, schnellere Rechnungsbegleichung
  • Schneller und einfacher Zugriff auf Rechnungsdaten
  • Ermöglichung einer digitalen, revisionssicheren Archivierung
  • Kostenersparnis für Papier, Druck und Porto

Bei Fragen zur elektronischen Abrechnung Ihres bestehenden Auftrags mit der PTB wenden Sie sich bitte stets an die im Auftragsdokument benannte Fachabteilung/die auftraggebende Stelle.

 

Die Leitweg-ID der PTB lautet: 991-01483-67

Übermittlung von E-Rechnungen

Die PTB empfängt elektronische Rechnungen über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE). Die ZRE erreichen Sie unter Opens external link in new windowxrechnung.bund.de.

Inhalte einer E-Rechnung

Eine elektronische Rechnung hat gemäß § 5 E-RechV neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:

  • Leitweg-Identifikationsnummer - Die Leitweg-ID wird Ihnen bei der Auftragserteilung mitgeteilt.
  • Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum
  • Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
  • De-Mail- bzw. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

Angaben zu Rechnungsinhalten

Bitte beachten Sie beim elektronischen Rechnungsaustausch mit der PTB die folgenden Hinweise:

Rechnungsbestandteil

Datenfeld Standard XRechnung

Angabe der PTB für Lieferanten

Leitweg Identifikationsnummer (Leitweg-ID)

„Käuferreferenz“
(BT-10)

Es handelt sich um eine Pflichtangabe auf jeder Rechnung.

Bitte geben Sie diese Leitweg-ID auf allen elektronischen Rechnungen an: 991-01483- 67

 

Bestellnummer

„Bestellreferenz“

(BT-13)

Bitte geben Sie die Bestellnummer (sofern vorhanden) unbedingt bei der Übermittlung an. Ohne Angabe der Bestellreferenz kann die E-Rechnung durch die PTB abgelehnt werden. Die Bestellnummer entnehmen Sie aus der Zuschlagserteilung.

Anforderungen an das Rechnungsformat

  • Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD ab Version 2.1.1 im Profil XRECHNUNG) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-RechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.
  • Rechnungsformate, welche nicht den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen, können nicht berücksichtigt werden.
  • Rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail oder De-Mail versandt werden.
  • Die maximal zulässige Größe einer Rechnung ist abhängig vom gewählten Übertragungskanal (bspw. 10 MB bei E-Mailanhängen oder 11 MB bei Anhängen in der Weberfassung). Bitte beachten Sie hierbei die Nutzungsbedingungen der Plattform. Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten. Änderungen an diesen Beschränkungen werden über die Rechnungseingangsplattform bekannt gegeben.

Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o. ä.).

Weiterführende Informationen zum Standard XRechnung finden Sie bei der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT): Opens external link in new windowhttps://www.xoev.de/xrechnung-16828

Anforderungen an die Rechnungsübermittlung

  • Zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen ist ausschließlich die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) zu nutzen, welche unter Opens external link in new windowhttps://xrechnung.bund.de aufgerufen werden kann. Diese setzt eine vorherige Registrierung sowie eine Freischaltung der gewünschten Übertragungskanäle im Nutzerkonto voraus.

Für Fragen bezüglich der Übermittlung elektronischer Rechnungen über die ZRE können Sie den zuständigen Support kontaktieren:

  • Support-Hotline: Erreichbarkeit von Montag bis Freitag, 8:00 bis 16:00 Uhr unter der Telefonnummer: +49 228 99681 - 10101
  • Support Postfach: Für schriftliche Anfragen können sich Nutzer der ZRE an sendersupport-Opens local program for sending emailxrechnung(at)bdr.de wenden

Rechnungssteller und Rechnungssender können sich bei Fragen zur ZRE an die dafür eingerichtete Support-Hotline wenden.

Die Hotline ist von Montag bis Freitag in der Zeit von 8:00 bis 16:00 Uhr unter der Telefonnummer: +49 228 99681-10101 zu erreichen.

Weiterführende Informationen zur ZRE finden Sie in der Broschüre für Rechnungssteller sowie im FAQ Bereich zur E-Rechnung auf der Webseite des BMI (Opens external link in new windowe-rechnung-bund.de).

Gesetzliche Grundlage

Die E-RechV des Bundes verpflichtet im Rahmen von öffentlichen Aufträgen die öffentliche Verwaltung zum Empfang von elektronischen Rechnungen sowie die Lieferanten und Dienstleister des Bundes zum Versand von elektronischen Rechnungen. Dabei regelt die E-RechV sowohl die Fristen, die Übertragungswege, Datenstandard sowie Ausnahmen des elektronischen Rechnungsaustauschs.

Link zur E-RechV: Opens external link in new windowhttps://www.bmi.bund.de/DE/themen/moderne-verwaltung/verwaltungsmodernisierung/einfuehrung-e-rechnung/einfuehrung-e-rechnung-node.html

Grundsätzlich gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund ab dem 27.11.2020. Die Ausnahmen werden in der Verordnung geregelt und sind wie folgt beschrieben:

  • Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000,--Euro gestellt werden
  • Rechnungen, die den Ausnahmeregelungen nach § 8 oder § 9 E-RechV unterfallen (Geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland)
  • Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind

Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung kann sich eine Pflicht zur Einreichung von E-Rechnungen auch aus dem jeweilig zugrunde liegenden Auftrags-bzw. Vertragsverhältnis ergeben.